Kiến Thức Về Kinh Tế 
Sự biển thủ và các kiểu gian lận tài chính là các hình thức phổ biến nhất mà kẻ cắp chính là nhân viên. Các doanh nghiệp nhỏ có xu hướng là nạn nhân của sự bịp bợm này vì họ không có các qui trình để kiểm soát và ngăn ngừa được nó. Các thủ thuật dưới đây sẽ giúp bạn bảo vệ được doanh nghiệp của bạn khỏi những nhân viên thiếu đạo đức nghề nghiệp.
Sự biển thủ và các kiểu gian lận tài chính là các hình thức phổ biến nhất mà kẻ cắp chính là nhân viên. Các doanh nghiệp nhỏ có xu hướng là nạn nhân của sự bịp bợm này vì họ không có các qui trình để kiểm soát và ngăn ngừa được nó. Các thủ thuật dưới đây sẽ giúp bạn bảo vệ được doanh nghiệp của bạn khỏi những nhân viên thiếu đạo đức nghề nghiệp.
Phân công công việc cho những người
Không giao cho một nhân viên duy nhất kiểm soát một giao dịch tài chính từ đầu đến cuối. Người viết séc sẽ không bao giờ là người ký séc. Người mở thư sẽ không bao giờ là người vào sổ theo dõi công nợ và đối chiếu các tài khoản. Bằng cách chia nhỏ trách nhiệm, bạn sẽ làm cho người có ý định biển thủ gặp khó khăn nếu họ có ý định thay đổi các con số của bạn để giấu diếm sự biển thủ của họ.
Đích thân đi lấy các báo cáo của ngân hàng
Không giao cho một người ở vị trí có thể biển thủ tiền một cơ hội nào để huỷ hoặc di chuyển các chứng cớ của những việc đã bị làm sai. Người chủ doanh nghiệp hoặc một người kế toán thuê ngoài phải được nhận những giấy báo chưa mở niêm phong của ngân hàng và huỷ những tấm séc mỗi tháng. Bạn hãy kiểm tra những tấm séc này thật cẩn thận. Bạn hãy kiểm tra những người nhận tiền, các chữ ký và ký hậu trên mỗi tấm séc. Bạn hãy để mắt đến các dấu hiệu gian lận trong các trường hợp:
Những tấm séc thanh toán cho các nhà cung cấp hoặc những người mà bạn không biết
Những tấm séc thanh toán tiền mặt với trị giá lớn hơn trị giá bạn cho phép đối với tiền mặt
Các chữ ký trông giả mạo
Mất séc, hoặc tấm séc xuất ra không đúng số thứ tự
Séc phát hành cho bên thứ ba nhưng lại được ký hậu bởi người trong công ty của bạn
Các tấm séc mà tên người nhận tiền không khớp với tên trong sổ đăng ký của bạn
Theo dõi chặt chẽ các tấm séc của công ty bạn
Không nên bất cẩn đối với các tấm séc của công ty. Hãy cất giữ chúng trong ngăn tủ có khoá và đừng đưa chìa khoá cho ai. Bạn hãy sử dụng các tấm séc có đánh số sẵn, và kiểm tra các số séc một cách thường xuyên để phát hiện số bị mất. Bạn hãy lập quy trình "séc mất hiệu lực" để bạn có thể xác nhận tất cả các khoản mất hiệu lực. Bạn hãy yêu cầu tất cả các tấm séc có trị giá cao hơn một trị giá đã được quy định nào đó thì phải có hai chữ ký (một trong số đó là của bạn). Và đừng bao giờ ký séc khống.
Đích thân ký từng tấm séc thanh toán lương
Làm điều này có thể khá mất thời gian nhưng nó đáng để bạn phải làm. Bạn hãy kiểm tra các tấm séc để đảm bảo rằng chúng được phát hành cho những người mà bạn biết. Nếu có cái tên nào đó mà bạn không nhớ, bạn hãy đi tìm người đó. Bạn hãy đếm mỗi tuần số người mà bạn phải trả lương và kiểm tra xác minh con số đó đối chiếu với số các tấm séc bạn xuất ra. Bạn hãy đảm bảo rằng không ai có thể thay đổi hồ sơ thanh toán gốc của công ty của bạn nếu không có sự đồng ý cùng với chữ ký của bạn. Có một cách khác là bạn hãy mở một tài khoản riêng ở ngân hàng phục vụ cho việc thanh toán và ký thác vào tài khoản đó một số tiền chính xác với số tiền mà bạn cần dùng để trả lương hàng tháng, sau đó bạn yêu cầu điều hoà nhanh hàng tháng.
Theo dõi kỹ các hoá đơn thu tiền
Bạn nên thu xếp tối thiểu là hai nhân viên trở lên để đếm và kiểm tra xác minh các khoản tiền thu vào. Bạn hãy đảm bảo rằng tất cả các tấm séc thu vào đều được ký hậu đúng. Bạn hãy cân nhắc việc mua con dấu "chỉ để ký quỹ" và đóng chúng lên các tấm séc đến - điều này có thể ngăn ngừa nhân viên đổi chúng ra tiền mặt. Bạn hãy đích thân điều tra các khiếu nại của khách hàng về việc họ đã thanh toán đúng hẹn nhưng vẫn bị nhắc nhở là thanh toán chậm. Bạn nên có bản copy cả hai mặt của tấm séc của khách hàng và đảm bảo rằng nó được ký thác vào tài khoản của công ty bạn.
Cho phép nhân viên kế toán được nghỉ ngơi
Một nhân viên đang biển thủ công quỹ luôn cố gắng để giấu diếm hành vi ăn cắp. Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ đã kinh ngạc khi phát hiện ra những nhân viên có vẻ rất trung thành - vì họ không bao giờ nghỉ phép và không bao giờ nghỉ ốm - lại là những người ăn cắp thực sự. Lý do để những người này luôn có mặt trong công sở là để che dấu những dấu vết phức tạp trên chứng từ. Bạn hãy tha thiết yêu cầu những nhân viên làm công việc kế toán/ giữ sổ sách đi nghỉ mỗi năm. Lý tưởng là họ sẽ đi nghỉ khoảng thời gian hai tuần và nên đi nghỉ vào cuối tháng, khi kỳ đóng sổ sách đang diễn ra. Bạn hãy sử dụng thời gian này để nhờ ai đó khác nữa kiểm tra sổ sách của bạn và tìm ra những điều bất hợp lý.
Cho kiểm toán sổ sách thường xuyên
Bạn hãy sử dụng bên thứ ba để thực hiện kiểm toán sổ sách của bạn ít nhất là một lần trong năm . Điều này làm cho những kẻ biển thủ công quỹ gặp khó khăn khi cố gắng che dấu hành vi ăn cắp. Việc kiểm toán nên thực hiện bất ngờ và gây ngạc nhiên; và bạn đừng để nó xảy ra vào cùng một thời gian trong mỗi năm. Nếu bạn nghi ngờ có biển thủ gian lận, hãy cân nhắc việc yêu cầu cụ thể "kiểm toán tìm gian lận" thay cho "kiểm toán chung". Loại kiểm toán này được thiết kế để tìm ra và ngăn ngừa những kiểu bị thất thoát như vậy.
Đảm bảo rằng bạn hiểu rõ sổ sách kế toán của bạn
Việc biển thủ gian lận thường xảy ra khi sổ sách kế toán luộm thuộm và việc giám sát thì lỏng lẻo. Điều này làm cho nhân viên dễ dàng giữ lại tiền mặt và phiếu thu. Là một chủ doanh nghiệp, bạn phải biết rõ hệ thống sổ sách kế toán của công ty bạn và chính sách ghi sổ của nó. Làm như vậy bạn có thể kiểm tra dễ dàng sổ kế toán và đảm bảo không có gì sai sót. Nếu bạn không giỏi làm việc với các con số, bạn có thể yêu cầu một nhân viên kế toán chỉ cho bạn cách đọc sổ sách kế toán, hoặc bạn cũng có thể tham gia học một khoá kế toán ở ngay trường trong địa phương của bạn. Việc trông cậy vào ai đó để theo dõi phần quan trọng nhất trong công việc kinh doanh của bạn chỉ mở thêm cửa cho biển thủ gian lận mà thôi.
Bảo mật phần mềm kế toán của bạn
Bạn đừng cho phép những người không được ủy quyền vào phần mềm kế toán của bạn. Bạn đừng để máy vi tính có chứa sổ sách kế toán nối mạng nội bộ. Bạn hãy đảm bảo rằng cả máy vi tính và phần mềm đều được cài mật khẩu. Bạn hãy thay đổi mật khẩu thường xuyên để khoá không cho những người không được uỷ quyền vào chương trình. Nếu bạn còn sử dụng sổ sách viết tay, bạn hãy cất chúng trong tủ có khoá và bạn hãy giữ chìa khoá.
Quản lý tiền mặt như thế nào?
Trong môi trường cạnh tranh khốc liệt ngày nay, các doanh nghiệp phải biết áp dụng các công cụ điện tử hiện đại để thu thập các thông tin tài chính đa dạng và phức tạp, đồng thời phân tích những thông tin ấy và biến chúng thành những bản báo cáo cần thiết để đưa ra các quyết định đúng đắn
Quản lý tiền mặt là một quá trình bao gồm việc thu hồi nợ, kiểm soát chi tiêu, bù đắp thâm hụt ngân sách, dự báo nhu cầu tiền mặt của doanh nghiệp, đầu tư những khoản tiền nhàn rỗi và trả tiền cho các ngân hàng cung cấp những hoạt động thuộc quá trình quản lý tiền mặt kể trên. Quản lý tiền mặt quốc tế thường liên quan đến thuế và kế toán.
Quản lý tiền mặt là một quá trình phức tạp, nhất là khi xét trên phương diện quốc tế. Sau đây chúng ta hãy cùng xem xét một số cách quản lý tiền mặt có hiệu quả nhất mà các công ty hàng đầu thường áp dụng.
Chọn lựa một số đối tác ngân hàng có khả năng giúp doanh nghiệp quản lý tốt tiền mặt.
Các ngân hàng ngày nay có thể cung cấp các dịch vụ tự động như chi trả lương và các khoản chi thông qua hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử (EDI), đảm bảo an toàn cho tài khoản của doanh nghiệp và thực hiện thanh toán các giao dịch. Các công ty lớn thường quan hệ với một số ít các ngân hàng có năng lực để có thể thực hiện tốt việc quản lý tiền mặt, đồng thời tránh bị lệ thuộc vào một ngân hàng duy nhất nào đó.
Trước khi quyết định lựa chọn ngân hàng làm đối tác làm ăn, các công ty lớn thường xem xét kỹ lưỡng nhu cầu quản lý tiền mặt của mình thông qua việc lấy ý kiến từ các phòng ban. Do hệ thống thông tin kết nối các ngân hàng và công ty thường rất phức tạp nên việc thay đổi ngân hàng đối tác sau khi đã quyết định lựa chọn sẽ rất tốn kém.
Lợi ích của việc quan hệ làm ăn với một số ngân hàng là công ty có thể đánh giá dịch vụ của các ngân hàng khác nhau và so sành giá cả các dịch vụ của các ngân hàng cũng như trao đổi thông tin giữa các ngân hàng với nhau. Bằng cách này, công ty sẽ có thêm động lực kiểm soát phí ngân hàng và thu lợi từ các dịch vụ. Thêm vào đó, trong trường hợp một ngân hàng gặp khó khăn, dịch vụ vẫn có thể được tiếp tục bởi các ngân hàng khác.
Xây dựng và phát triển các mô hình dự báo tiền mặt có độ chính xác cao.
Do tiền mặt lưu chuyển thường bấp bênh không ổn định nên các công ty sử dụng các mô hình dự báo để bù trừ những bấp bênh đó và cân đối những khoản thu trong tương lai với các khoản đã chi.
Bảng dự báo thường được lập theo mùa, theo tháng, ngày và các chu kỳ tuần hoàn cũng như các xu hướng chung. Có 3 loại bảng dự báo: dự báo ngắn hạn (từ một ngày đến hai tuần), dự báo trung hạn (từ một vài tuần trở lên đến một hoặc hai năm), dự báo dài hạn (một vài năm). Đối với những công ty là tập hợp của nhiều công ty con thì việc sử dụng dự báo trong ngắn hạn vừa có thể đánh giá được tình hình hoạt động của từng bộ phận, vừa biết được tình hình lưu chuyển tiền mặt của toàn công ty.
Nâng cao lợi nhuận từ đầu tư với chi phí thấp nhất.
Công ty cần có một chính sách đầu tư được trình bày rõ ràng bằng văn bản, trong đó chỉ rõ mục tiêu, định hướng đầu tư và những khoản đầu tư có thể chấp nhận được. Tài liệu này sẽ rất cần thiết cho nhà điều hành và các giám đốc đầu tư khi xây dựng danh mục đầu tư và đưa ra các quyết định đầu tư khi cơ hội đến. Có nhiều công ty thường thuê dịch vụ xây dựng danh mục đầu tư từ bên ngoài, nhưng cũng có công ty nhận thấy việc tự mình thiết lập danh mục đầu tư tỏ ra có lợi hơn.
“Để tránh tình trạng vốn nhàn rỗi trong các tài khoản mà không đem lại đồng lãi nào, các công ty có thể sử dụng vào các khoản đầu tư qua đêm cuối mỗi ngày làm việc.”
Ngoài ra, các ngân hàng còn cho phép các công ty sử dụng tài khoản không số dư, nghĩa là công ty vẫn có thể phát hành séc hoặc rút tiền ngay cả khi không còn số dư trong tài khoản của công ty mà không phải chịu bất kỳ hình phạt nào. Ở nhiều nước,các ngân hàng thường thu nhiều phí hơn đối với các tài khoản tiền gửi rút tuỳ ý (demand deposit accounts -DDAs) khi tài khoản này bị rút quá số dư tiền gửi vì tài khoản loại này có thể được rút mà không cần phải thông báo trước cho ngân hàng.
Thường xuyên kiểm tra hệ thống quản lý tiền mặt.
Việc kiểm tra thường xuyên hệ thống quản lý tiền mặt cho phép công ty tìm ra những phương thức, biện pháp cải thiện hệ thống, đồng thời đưa ra được sự đảm bảo về tính tin cậy của dữ liệu tài chính của công ty mà không cần thực hiện việc kiểm toán hàng ngày.
Việc kiểm tra thường xuyên này còn giúp công ty có được sự đánh giá hoạt động của các ngân hàng đang giúp mình thực hiện quản lý tiền mặt về kết quả hoạt động cũng như chi phí và lợi nhuận đầu tư. Đồng thời qua đó công ty có thể nhận ra được các nhân tố rủi ro ảnh hưởng đến lưu chuyển tiền tề thông qua hệ thống thanh toán, bao gồm: gian lận thương mại, rủi ro phát mãi tài sản và tình trạng xói mòn của lưu chuyển tiền mặt hàng ngày.
Để thu thập được thông tin nhằm mục đích kiểm tra thường xuyên hệ thống quản lý tiền mặt, cũng như để thực hiện công việc kiểm toán, công ty có thể sử dụng bảng câu hỏi chi tiết hoặc trực tiếp đến xem xét tình hình tại các ngân hàng đối tác. Bảng câu hỏi, thường được sử dụng trước khi trực tiếp đến ngân hàng, sẽ cho phép doanh nghiệp có được sự phân tích sâu hơn trong khi biện pháp trực tiếp kiểm tra tại các ngân hàng đối tác sẽ vạch ra được những vấn đề khó khăn mà công tác quản lý tiền mặt của công ty đang gặp phải.
Xây dựng cơ sở hạ tầng chuyên về quản lý tiền mặt phục vụ nhu cầu quản lý tiền mặt trên phạm vi toàn cầu.
Việc quản lý tiền mặt là công việc rất khó khăn đối đặc biệt đối với những công ty hoạt động ở nhiều quốc gia. Quản lý tiền mặt mang tính chất toàn cầu thường xảy ra ở hai cấp độ: cấp độ một là hệ thống quản lý tiền mặt ở từng quốc gia thực hiện chức năng thu nợ trong biên giới quốc gia của mỗi nước, cấp độ hai là một mạng lưới kết nối với hệ thống trong nội bộ từng nước và quản lý nhiều đồng tiền khác nhau, đồng thời thực hiện các chức năng như: mua hàng, bán hàng và kế toán.
5 dấu hiệu nghiêm trọng báo hiệu trục trặc trong lưu chuyển tiền mặt:
• Độ thanh khoản của tiền giảm sút
• Cung ứng hàng hoá quá khả năng tiêu thụ: mức tăng tồn kho lớn hơn lượng hàng tiêu thụ trung bình.
• Gia tăng nợ ngắn hạn
• Không có chiết khấu
• Chậm thu hồi nợ: các khoản phải thu bị dồn ứ.
Theo ketnoisunghiep
- 20/02/2010 08:00 - Kiểm soát được tài chính công ty
- 20/02/2010 07:59 - 1 điều lưu ý trong quản lý luồng tiền
- 20/02/2010 07:58 - 8 nguyên nhân dẫn tới nợ nần trong kinh doanh
- 20/02/2010 07:54 - Các công ty Mỹ lách thuế như thế nào?
- 20/02/2010 07:49 - Nói về nghề phân tích tài chính
- 20/02/2010 07:47 - Quản trị vốn lưu động trong doanh nghiệp vừa và nhỏ
- 20/02/2010 07:44 - 10 cách cải thiện lưu lượng tiền mặt
- 20/02/2010 07:40 - Lợi nhuận ngân hàng và trách nhiệm giải trình
- 20/02/2010 07:37 - Về các ước tính kế toán trong báo cáo tài chính
- 20/02/2010 07:34 - Cẩn thận những điểm ngoại trừ trong báo cáo tài chính
- 20/02/2010 07:25 - Sử dụng đòn bẩy tài chính: Cần thận trọng
- 20/02/2010 07:20 - Dự phòng cho tài sản doanh nghiệp
- 20/02/2010 07:18 - Ngành tài chính ngân hàng
- 20/02/2010 07:16 - Hiệu quả tài chính và chất lượng doanh thu
- 20/02/2010 07:15 - Những kỹ năng vàng cho nghề Kế toán trưởng
- 20/02/2010 07:14 - Dòng tiền - dòng máu của doanh nghiệp
- 20/02/2010 07:08 - Đâu là năng lực tài chính thực sự của ngân hàng?
- 20/02/2010 07:07 - Quy luật tăng lương
- 20/02/2010 07:05 - Tri thức quản lý tài chính
- 20/02/2010 07:02 - Tài chính cá nhân: Đừng mắc nợ
- 20/02/2010 07:01 - Doanh nghiệp đã tính lương như thế nào?
- 20/02/2010 07:00 - Nhân lực ngành tài chính: Nóng vì lương
- 16/02/2010 03:22 - R Vietnam: Chính sách tài chính trong các doanh nghiệp toàn cầu
- 16/02/2010 03:21 - Chuẩn bị chứng minh việc sử dụng tiền vay
- 16/02/2010 03:20 - Bước đầu hoạch định và kiểm soát ngân sách
- 16/02/2010 03:16 - Định nghĩa ngân sách
- 16/02/2010 03:15 - Nhóm hoạch định ngân sách
- 16/02/2010 03:14 - Thu thập thông tin cho hoạch định ngân sách
- 16/02/2010 03:11 - Quản trị tài chính, bộ não của doanh nghiệp
- 16/02/2010 03:10 - Doanh nghiệp có nhiều tiền mặt, tốt hay không?
- 16/02/2010 03:06 - Xây dựng và phân tích chi phí định mức
- 16/02/2010 03:03 - Phân biệt Chiết khấu thương mại, .....
- 16/02/2010 03:02 - Thế nào là trốn thuế?
- 16/02/2010 02:59 - Lý thuyết và phương pháp hạch toán hao mòn tài sản cố định.
- 16/02/2010 02:58 - Kế toán quản trị
- 16/02/2010 02:56 - Ngân sách marketing
- 16/02/2010 02:55 - Mối quan hệ giữa kế toán quản trị với kế toán tài chính
- 16/02/2010 02:53 - Ngành tài chính lương cao nhất tại VN
- 16/02/2010 02:51 - Nghề kế toán - Nghề vàng chưa được khai thác hết
- 16/02/2010 02:49 - Kế hoạch tài chính trong tâm thức
- 16/02/2010 02:45 - Hãy để khách hàng hỗ trợ tài chính cho bạn
- 16/02/2010 02:44 - Vai trò của bảo lãnh ngân hàng trong kinh doanh (kỳ 2)
- 16/02/2010 02:42 - Vai trò của bảo lãnh ngân hàng trong kinh doanh (kỳ 1)
- 16/02/2010 02:41 - 100 ngày đầu tiên của giám đốc tài chính
- 16/02/2010 02:40 - Xu thế mới của nghề giám đốc tài chính
- 16/02/2010 02:39 - Cách tiếp cận quỹ đầu tư
- 16/02/2010 02:37 - 10 bí quyết để thành công về tài chính
- 16/02/2010 02:35 - Thiếu vốn, doanh nghiệp trước nguy cơ phá sản
- 16/02/2010 02:34 - Vì sao doanh nghiệp nhỏ vẫn khó vay ngân hàng?
- 16/02/2010 02:31 - Làm sao bán được giá?
- 16/02/2010 02:27 - Khi doanh nghiệp hết tiền.
- 16/02/2010 02:24 - Tri thức quản lý tài chính – Phần quan trọng nhất trong tri thức cơ bản về đầu tư
- 16/02/2010 02:14 - Hệ thống cảnh báo sớm các khủng hoảng tài chính
- 16/02/2010 02:12 - Bảy lời khuyên hữu ích khi thực hiện các giao dịch hàng đổi hàng
- 16/02/2010 02:11 - Quản lý tài sản
- 16/02/2010 02:06 - Trái phiếu công ty, phức tạp nhưng hiệu quả (tiếp)
- 16/02/2010 02:05 - Trái phiếu công ty, phức tạp nhưng hiệu quả!
- 16/02/2010 02:02 - Kinh doanh ngân hàng, đâu là an toàn và hiệu quả cao?
