Kiến Thức Về Kinh Tế 
Truyền thông đang ngày càng chứng tỏ được vai trò đắc lực trong việc giúp doanh nghiệp bảo vệ hình ảnh tổ chức, tránh được hậu họa cho công việc kinh doanh. Rất tiếc đến nay vẫn có rất ít công ty xây dựng kế hoạch truyền thông cho những tình huống khẩn cấp. Cổ phiếu của tập đoàn F liên tục tụt giá gây hoang mang cho nhà đầu tư, CEO của công ty K dính vào pháp luật, sản phẩm nước tương của Công ty C bị tung tin có chứa chất gây ung thư…Tất cả đều cần đến một kế hoạch truyền thông dự phòng. Viện quản lý Tình trạng khẩn cấp (Mỹ) định nghĩa, tình trạng khẩn cấp với một doanh nghiệp là những sự cố bất ngờ, bê bối liên quan đến con người hoặc công việc kinh doanh kéo theo sự quan tâm trên diện rộng của giới truyền thông. Chính sự quan tâm đồng loạt của dư luận sẽ có ảnh hưởng nhất định đến hoạt động bình thường của một công ty trên phương diện chính trị, kinh tế, xã hội.
Tình trạng khẩn cấp đối với một doanh nghiệp có thể là sự tụt dốc của doanh số bán hàng, giá cổ phiếu, bê bối của lãnh đạo hoặc nhân viên, sai sót trong đầu tư, tai nạn lao động hoặc khi sản phẩm của họ bị lỗi lớn…Nếu không có một kế hoạch truyền thông dự phòng, các doanh nghiệp hành động, phát ngôn một cách lúng túng, thiếu thỏa đáng trước mắt báo chí và dư luận, thì tình hình lại càng trở nên xấu hơn.
Giải pháp tốt nhất cho các doanh nghiệp nằm ở chính cách hành động thật chuyên nghiệp và bản lĩnh của họ. Để làm được điều đó, mỗi doanh nghiệp cần chủ động xây dựng kế hoạch truyền thông trong tình huống khẩn cấp như thế nào?
Nhóm hành động khẩn cấp
Bước đầu tiên chính là yêu cầu phải thành lập một Nhóm hành động khẩn cấp, có trách nhiệm lên kế hoạch ứng phó, phát ngôn chính thức, tư vấn cho lãnh đạo ngay khi tình huống xảy ra. Thành viên của nhóm hành động khẩn cấp trước hết phải là những nhân vật bản lĩnh, có uy tín trong công ty, có quan hệ sẵn hoặc chịu trách nhiệm gây dựng quan hệ với giới truyền thông. Họ sẽ là những người đầu tiên tiếp xúc với báo giới ngay khi sự cố xảy ra.
Nhóm này cần có trưởng nhóm và phát ngôn viên. Báo giới sẽ hỏi bất kỳ các câu hỏi liên quan đến sự cố và hoạt động của công ty bởi vậy người phát ngôn cần biết phải trả lời những thông tin nào, làm việc với các cơ quan truyền thông như thế nào để đưa tin một cách khách quan và giảm bớt tổn thất cho công ty mình. Bất kỳ một biểu hiện che giấu hoặc lúng túng, thiếu kiểm soát của nhân vật này sẽ khiến giới truyền thông đánh giá thấp.
Danh tính cũng như địa chỉ liên lạc (thậm chí một đường dây nóng) của Trưởng nhóm cần phải được thông báo tới toàn thể nhân viên. Bởi rất có thể sự cố sẽ xảy ra vào lúc nửa đêm và nhân vật này sẽ phải có mặt tại hiện trường đầu tiên trước khi báo cáo, tư vấn cho lãnh đạo.
Thông cáo báo chí
Nhóm hành động khẩn cấp cần gửi thông cáo báo chí muộn nhất là một vài giờ sau khi sự cố xảy ra. Thông cáo báo chí sớm nhất cần bao quát được các thông tin cơ bản:
-Sự cố đã diễn ra như thế nào, thời gian, địa điểm?
-Nhóm hành động khẩn cấp, hoặc công ty sẽ lên kế hoạch hành động trước mắt như thế nào?
-Ai sẽ chịu trách nhiệm, những người có liên quan?
-Thông tin sẽ tiếp tục được chuyển đến dư luận và giới truyền thông bằng hình thức nào, thời gian?
Trong những sự cố hy hữu như tai nạn lao động, bê bối nhân sự thì thông cáo báo chí cần gửi kèm một danh sách những người có liên quan, hoặc một bảng biểu với các phần thông tin cá nhân để các nhà báo tự theo dõi và ghi vào.
Cần hành động thế nào trước báo giới?
Khi sự cố xảy ra, phương châm tốt nhất là các công ty cần phát ngôn, hành động dứt khoát và rõ ràng. Kinh nghiệm cho thấy, sự im lặng chỉ khiến cho sự cố càng thêm trầm trọng. Mỗi công ty cần phải nói ra sự thật, nói đúng sự thật và càng nhanh chóng càng tốt. Chiến dịch truyền thông cho tình trạng khẩn cấp cần tuân thủ những nguyên tắc quan trọng sau:
-Công khai nhận trách nhiệm
-Không được nói dối, lẩn tránh hoặc phủ nhận sự liên quan của tổ chức
-Hạn chế các cuộc phỏng vấn với người phát ngôn hoặc lãnh đạo công ty. Nhóm hành động khẩn cấp cần lựa chọn kênh truyền thông hữu hiệu nhất để đến được đông đảo dư luận nhất.
-Đối xử chu đáo, lịch thiệp và bình đẳng với tất cả các nhà báo.
Người phát ngôn cần được rèn luyện cách nắm bắt, tổng hợp thông tin ngay sau khi sự cố xảy ra, cũng như kỹ năng trả lời với báo chí. Chẳng hạn như với các câu hỏi mà người phát ngôn cảm thấy khó cung cấp thông tin cho báo giới thì câu trả lời “Miễn bình luận” sẽ khiến các nhà báo thất vọng.
Thay vào đó, người phát ngôn có thể “hoãn binh”: “Chúng tôi vẫn đang tiếp tục thu thập thông tin và sẽ cung cấp cho quý vị trong buổi họp báo được tổ chức tiếp vào lúc…giờ ngày mai tại…” Trong trường hợp các công ty khó có thể tổ chức một buổi họp báo tiếp theo thì người phát ngôn cần thu thập lại thông tin liên lạc của nhà báo và hứa sẽ trả lời qua điện thoại, email hoặc văn bản.
Với những nội dung chuẩn bị trên, hi vọng các công ty sẽ thiết lập được kế hoạch truyền thông chu đáo, hành động thật chuyên nghiệp và bản lĩnh khi có bất kỳ sự cố nào xảy đến.
- 13/02/2010 03:04 - Giải trình hoạt động markting: Sáu “đòn bẩy giá trị” cần đạt được
- 13/02/2010 03:03 - Nguyên tắc mới trong marketing ngày nay
- 13/02/2010 03:02 - Để trở thành giám đốc PR
- 13/02/2010 03:01 - Năm chiến lược đo lường hiệu quả marketing
- 13/02/2010 03:00 - Quảng cáo trực tuyến “lên ngôi” trong khủng hoảng
- 13/02/2010 02:59 - 6 điều cần tránh khi thuyết trình trước khách hàng
- 13/02/2010 02:57 - Vai trò thực sự của PR trong xây dựng thương hiệu
- 13/02/2010 02:56 - 10 lời khuyên bổ ích cho marketing bằng email
- 13/02/2010 02:54 - Marketing bằng cách cho
- 13/02/2010 02:53 - 10 lỗi quảng cáo nên tránh
- 13/02/2010 02:52 - Những bài học quảng cáo tại các sự kiện thể thao
- 13/02/2010 02:51 - Khi quảng cáo mâu thuẫn với nhãn hiệu
- 13/02/2010 02:49 - Có cần thương hiệu cá nhân?
- 13/02/2010 02:48 - Các cách giá rẻ để quảng bá thương hiệu
- 13/02/2010 02:46 - Tại sao quảng cáo thất bại?
- 13/02/2010 02:45 - Tiếp thi là gì?
- 13/02/2010 02:43 - Cảm xúc trong chiến lược tiếp thị
- 13/02/2010 02:42 - Tiếp thị nhãn hiệu cộng tác
- 13/02/2010 02:40 - Tiếp thị xanh và các nguyên tắc cơ bản
- 13/02/2010 02:39 - Công thức mới về tiếp thị: 7P thay thế 4P
- 13/02/2010 02:38 - Brand activation- Kích hoạt thương hiệu
- 13/02/2010 02:37 - Con đường tạo dựng thương hiệu của Hàn Quốc
- 13/02/2010 02:35 - Định vị để thương hiệu trường tồn
- 13/02/2010 02:34 - Cách đăng ký bảo hộ nhãn hiệu trên thế giới
- 13/02/2010 02:33 - Làm mới thương hiệu
- 13/02/2010 02:31 - Viết lời quảng cáo và những lỗi nên tránh
- 13/02/2010 02:27 - Thương hiệu là gì?
- 13/02/2010 02:25 - Văn hóa tặng quà trong kinh doanh
- 13/02/2010 02:22 - Tiếp thị 5T
- 13/02/2010 02:21 - Tạo dựng thương hiệu qua ngôn từ và ngữ pháp
- 13/02/2010 02:18 - Công thức cho một buổi họp báo thành công
- 13/02/2010 02:17 - Sai lầm không đáng có trong tiếp thị thương hiệu
- 13/02/2010 02:15 - Chiếc đũa thần hay phong cách quảng cáo mới
- 13/02/2010 02:14 - Các cách đo lường hiệu quả của chiến dịch quảng cáo
- 13/02/2010 02:12 - Quảng cáo B2B- định nghĩa và mấu chốt
- 13/02/2010 02:11 - Dám khác biệt để thành công
- 13/02/2010 02:09 - 6P trong tiếp thị cá nhân
- 13/02/2010 02:08 - USP- công cụ tạo dựng thương hiệu
- 13/02/2010 02:06 - Chiến lược thương hiệu
- 13/02/2010 01:59 - Để bán được dịch vụ dễ dàng hơn
- 13/02/2010 01:27 - Những tư liệu hữu ích trong tiếp thị
- 13/02/2010 01:24 - Mô hình con tàu thương hiệu
- 13/02/2010 01:22 - 10 sai lầm của tiếp thị online
- 13/02/2010 01:21 - Thu hút khách hàng - vấn đề của doanh nghiệp
- 13/02/2010 01:17 - Tiếp thị truyền khẩu- hiệu quả hàng đầu
- 13/02/2010 01:16 - Làm sao có những khách hàng lớn?
- 13/02/2010 01:13 - 10 chiến thuật tiếp thị dưới 10 USD
- 13/02/2010 01:13 - 22 quy luật bất biến trong Marketing
- 13/02/2010 01:08 - Các cách giá rẻ để quảng bá thương hiệu
- 13/02/2010 01:06 - Tâm lý học tiếp thị
- 13/02/2010 01:05 - Các bước nghiên cứu thị trường
- 12/02/2010 18:57 - Ưu và nhược điểm của PR
